افراد زمانی که وارد یک فضای بزرگ تجاری یا ادرای و یا مکان‌هایی نظیر ترمینال‌ها، فرودگاه‌ها، سالن‌های نمایشگاه‌ها و کنفراس‌ها می‌شوند، طبیعتاً به دلیل وجود بخش‌ها و اتاق‌های متعدد دچار سردرگمی می‌شوند و نمی‌دانند که در آن مکان به کدام سو حرکت کنند تا به هدف خود برسند. در این حالت افراد مجبورند به بخش اطلاعات مراجعه کرده و یا از افراد حاضر سوال کنند اما با وجود تابلوهای راهنما و معرفی مکان‌های مختلف موجود در یک بخش، هر فرد به راحتی به بخش مدنظر خود رجوع می‌کند.
با نصب تابلو راهنما در مکان‌های پرازدحامی که دارای بخش‌های متعدد است، می‌توان از اتلاف وقت ارباب رجوع ممانعت به عمل آورده و بازدهی یک مکان و خدمات‌رسانی را بالا برد. این تابلوها معمولا در ابتدای ورودی‌ها، سر در واحدها، قسمت لابی و در بخش‌های متعددی از راهروها یا سالن‌ها نصب می‌شوند.
از طرفی دیگر، مسئولین بخش های دولتی و خصوصی و بهره بردار ها، کارفرمایان و مدیران ساختمان ها به منظور حفظ سلامتی و بهداشت و ایمنی و آسایش و صرفه جویی در منابع، ملزم به پیام رسانی در محیط کار و زندگی مردم به نحو موثر و مطلوب، توسط تابلو ها و علائم هستند. همچنین باید در محل هایی که احتمال خطری تهدید کننده برای سلامتی و ایمنی افراد وجود دارد، علائم هشدار دهنده نصب کنند.
نصب علائم ایمنی ذکر شده در این مقررات نمی‌تواند جانشین اقدامات لازم دیگر جهت کنترل و پیشگیری مانند نظارت های مهندسی اصلاح روش کار و ایجاد شرایط کار بی خطر تلقی شود. این قوانین شامل نظارت بر طراحی، ساخت و بهره‌برداری از پیام سازه، محل نصب و دیگر الزامات برای کلیه علائم و تابلوهای مرسوم مانند پلاک‌ها، تابلوها و دیگر وسایل اطلاع رسانی است.